(sostentabitaly - novembre 2021 - @Irene Brambilla)

Chi non ha mai sognato di lavorare in un’organizzazione dove l’opinione di tutti viene ascoltata e le decisioni sono il frutto del volere collettivo? Dove non esiste un “capo” ma la guida è distribuita su più persone? Dove si ricerca la cooperazione piuttosto che la competizione? Può sembrare un’utopia, ma un sistema di questo tipo esiste e si chiama Sociocrazia. Nata in Olanda negli anni ‘70, in un’azienda elettromeccanica di 600 persone, nel tempo è stata adottata da diverse realtà profit e non.

In mondora abbiamo, da qualche mese, adottato questa forma di governance per organizzarci e prendere decisioni (mentre a livello di team di sviluppo si utilizzano metodi agili come Scrum).

Ma cerchiamo di capire più nel dettaglio come funziona la sociocrazia:

La sociocrazia è uno strumento di governance e organizzazione aziendale che supporta l’auto-organizzazione.

E’ un metodo che parte dall'assunto che "un sistema pensa meglio delle singole persone", ed è basato su tre principi:

I lavoratori si organizzano in cerchie, composti da persone che condividono un campo di responsabilità, come per esempio il marketing, l’amministrazione o i prodotti.

Per fare parte della cerchia bisogna aver validato, tramite un processo sempre di stampo sociocratico, di avere un livello di competenza in quell’ambito, con l’eccezione di un membro “junior” che può fare parte della cerchia anche se non ha certificato il livello di competenza necessario.

Nella cerchia, non esiste un vero e proprio manager ma i compiti solitamente ricoperti da questa figura vengono suddivisi su 4 ruoli:

I primi due ruoli (Leadership operativa e Rappresentanza) sono detti ruoli di collegamento, perché partecipano anche alle decisioni della cerchia direttamente collegata.

I ruoli sono perlopiù eletti all’interno della cerchia a cadenza periodica.

Nella cerchia, il potere di decisione è distribuito su tutti i membri.

Le cerchie prendono decisioni con l’approccio dell’assenso.

C’è assenso su una proposta quando nessun membro ha obiezioni.

Se un membro ritiene che la proposta non permetta di raggiungere lo scopo, può sollevare un’obiezione. Se viene sollevata un’obiezione, la proposta viene modificata tenendo conto dell’obiezione.

Facciamo l’esempio in cui venga proposto di organizzare una cena aziendale in un ristorante. Può essere che uno dei partecipanti sollevi come obiezione il fatto che il ristorante si trovi troppo lontano dalla casa di alcuni colleghi. La proposta può essere riformulata scegliendo un ristorante che è ad una distanza equa dalla casa di tutti.

Oppure un’altra proposta può essere quella di utilizzare uno specifico tool per realizzare un progetto. Un’obiezione potrebbe essere dovuta al fatto che il tool non abbia una funzione necessaria. La proposta può essere ridefinita cambiando tool o facendo un upgrade che includa le funzioni richieste.

Questo processo si applica ai progetti di lavoro, le policies, le assunzioni e tutto quello che richiede di prendere una decisione.

A differenza di un approccio autocratico, in cui le decisioni sono prese da una sola persona o di un approccio democratico, in cui è la maggioranza ad averla vinta sulla minoranza, nella sociocrazia le opinioni di tutti sono prese in considerazione. Se vi è un’opinione divergente e quindi un’obiezione questa diventa uno spunto per modificare la proposta stessa, per renderla accettabile per tutti. L’obiezione però deve essere consistente, ovvero basate su una ragione per cui il progetto rischia di fallire, secondo il membro che la solleva.

Questo processo permette di ottenere una decisione che accontenti tutti e che rappresenti l’emergere dell’intelligenza collettiva della cerchia.

I meeting organizzati in questo modo seguono una precisa organizzazione:

L’agenda del meeting viene preparata qualche giorno prima, dalle persone che ricoprono i ruoli di Leader Operativo e Amministrazione.

Durante un meeting, prima di tutto viene fatto un check in in cui tutti raccontano in poche parole come arrivano al meeting. E’ un modo per connettersi ed entrare nello “spazio collettivo”.

Successivamente, l’agenda viene presentata, solitamente dalla persona che facilita. Viene fatto un giro di assenso sull’agenda, se necessario affrontare prima alcuni temi viene rivisto l’ordine.

A questo punto si entra nel vivo della riunione: chi facilita gestisce i tempi dell’incontro, facendo  sì che i punti vengono affrontati uno ad uno, che l’opinione di tutti sia ascoltata e che si applichi l’approccio dell’assenso nel prendere decisioni.

Se una nuova proposta viene presentata, vengono fatti 3 giri di tavolo: chiarimenti, reazioni e infine obiezioni.

Alla fine di ogni incontro si chiede un momento di feedback su processo, facilitazione e contenuti per poter portare dei miglioramenti sin dall’incontro successivo. I feedback possono riguardare l’organizzazione dell’incontro, la facilitazione o altre questioni legate ai punti dell’agenda, sono molto utili per mantenere il processo in evoluzione e correggere eventuali problemi.

Utilizzando un approccio di appreciative Inquiry, si chiede di rispondere alle domande  "Cosa ti è piaciuto?" e "Ancora meglio se?".

Con questa risposta ogni persona riconosce agli altri la fine dell'incontro e l'arrivo alla sua attività "normale".

In linea con l’approccio di uguaglianza e trasparenza, quanto detto durante l’incontro viene tracciato e reso disponibile su un database condiviso.

In mondora utilizziamo un gestionale unico, dove i documenti e le informazioni vengono raccolti nelle più svariate nature.

E' anche il luogo dove vengono archiviate le minute degli incontri e le decisioni prese negli spazi. Non esistono ruoli con diverso livello di accesso su questa piattaforma: tutti possono consultare le informazioni e le decisioni emerse negli spazi e chiunque può creare nuove sezioni o modificare le informazioni presenti.

Alcune differenze tra un’organizzazione sociocratica e una classica:

La sociocrazia è un metodo di auto organizzazione di stampo fortemente umanistico. A fronte di un tempo maggiore per prendere le decisioni, presenta diversi vantaggi:

In definitiva, quindi, le decisioni prese sono più stabili, lungimiranti e permettono di recuperare successivamente il tempo utilizzato per formularle. E' un modello che al raggiungimento dei target nel breve periodo sostituisce un approccio volto a creare benessere e resilienza nel tempo.