Questo ruolo prevede una conoscenza approfondita della ragioneria e della normativa vigente e che in maniera autonoma può redigere bilanci/liquidazioni iva e scegliere strumenti che facilitano il suo lavoro
È in grado di personalizzare gli strumenti a disposizione (dalle formule alle piattaforme in uso)
È in grado di fare da Product Owner e saper indicare le migliorie da apportare in eventuali sviluppi applicativi legati alla amministrazione
È in grado di valutare costi/benefici di nuovi prodotti e servizi, non solo per il gruppo di amministrazione ,a per tutte le parti in gioco
È in grado di testare eventuali nuovi prodotti/servizi per capire se soddisfano le esigenze sia del team che di tutti gli utilizzatori
È in grado di presentare una demo di eventuali prodotti/servizi che si vorrebbe integrare/acquistare
È in grado di svolgere ricerche su prodotti/servizi nuovi, da integrare
Conosce i principi contabili
Conosce gli ammortamenti
Conosce la ragioneria (aliquote ad esempio)
Conosce la normativa vigente
1. Little Bit admin
questo ruolo può essere svolto da chiunque in azienda, anche se non ha formazione specifica in merito agli argomenti; è di supporto al lavoro di colleghi più esperti
Conoscere gli strumenti informatici (Google Docs)
Conoscere le piattaforme utilizzate / gestionali
Conosce come leggere i movimenti di banca ed estratto conto carte di credito;
Conoscere il bot aziendale (o quello che lo sostituirà)
Conosce come effettuare una nota spesa
Conosce come leggere una nota spesa
È in grado di dare supporto ai colleghi nella compilazione della nota spese/utilizzo degli strumenti in uso per la compilazione della stessa
È in grado di dare supporto nella presentazione del rimborso spese (fatture intestate alla azienda, il cui pagamento è anticipato personalmente)
Raccoglie e condivide i dati dai team di lavoro per l’emissione delle fatture
Controlla i pagamenti
Controllare i pagamenti fatti con carte di credito, riconducendo i pagamenti alle ft/note spese
Da supporto ai colleghi nella compilazione della nota spese/utilizzo degli strumenti in uso per la compilazione della stessa
Da supporto nella presentazione del rimborso spese
2. Controller and admin
Questo ruolo prevede che la persona sia in grado di gestire in maniera autonoma quello che riguarda il ciclo passivo e l’archiviazione/condivisione/ricerca dei
Conosce cosa è il Ciclo Attivo e Passivo
Sa effettuare pagamenti
È in grado di effettuare pagamenti degli f24
Controlla l’aggiornamento del piano di riposo, donazioni alla banca solidale, note spese e condivide i dati con commercialista e consulente del lavoro
Sa come compilare i documenti e come condividerli
Aiuta a leggere/interpretare il cedolino
Sapersi rapportare con i singoli uffici/persone
Avere un quadro generale dello scadenziario attivo e passivo e le eventuali competenze ancora da emettere o ricevere
Raccoglie e condivide le informazioni utili alla redazione della prima nota
compila ‘banca e casse+actuals+forecast’ secondo i modelli TS
Archivia tutti i giustificativi dei movimenti di conto correnti (fatture, f24, cedolini, note spese, estratti conto corrente)
Aggiorna scadenziario fatture passive
Raccoglie i dati delle fatture passive in unico file
Indica i metodi di pagamento sullo stesso file
Indica se il pagamento è stato effettuato o quando sarà la scadenza
Gestisce i movimenti di cassa e Banca e li condivide con gli helper
Allinea il piano di riposo, donazioni alla banca solidale, note spese e condivide i dati con commercialista e consulente del lavoro
Mantiene archiviata la documentazione aziendale (contratti, lettere assunzioni/atti/lettere/convenzioni/corsi sicurezza, RDA/ODA con clienti e fornitori)
Si sincronizza con i componenti del team sui documenti archiviati e condivisi
Tiene rapporti con Consulente del Lavoro, Commercialista, società di revisione, commercialisti TS
Raccoglie e condivide le informazioni di fatturazione attiva e passiva, utili alla redazione dei bilanci mensili
questo ruolo prevede che la persona sia in grado di gestire il ciclo attivo, così come redigere i bilancini di team, la loro aggregazione. Sa inoltre creare delle dashboards amministrative ed in grado di fare da referente amministrativo per eventuali bandi a cui si partecipa
Conosce i responsabili di team, coi quali si confronta per avere le informazioni necessarie
Conosce le scadenze di pagamento applicate ai clienti ed i metodi di pagamento
Conosce Gamma
Conosce il Controllo di Gestione
Raccoglie i dati dei vari bilancini di team in un unico file
È in grado di automatizzare dei processi
Conosce il processo di presentazione della domanda di partecipazione al bando
Conosce i tempi di svolgimento delle attività dichiarate nel bando
Conosce come svolgere le attività dichiarate nel bando
Mantiene i rapporti con le aziende/enti e parti coinvolti
Conosce come effettuare e rendicontare le spese per la chiusura del bando stesso
aggiorna lo scadenziario fatture attive
Sollecita eventualmente il pagamento di fatture scadute (via email o tel)
Verifica che i pagamenti sono stati effettuati alla normale scadenza
Predispone metodi di pagamento diversi (es riba) e/o ricorsivi
Emettere fatture di vendita/gestione ciclo attivo
Invia i pdf di cortesia ai clienti
Fa i bilancini di team
Gestisce e controlla le buste paga
Gestisce e monitora le spese fatte con la carta di credito
Controllo e gestione amministrativa dei consulenti esterni
Mantiene allineata la burocrazia
Aggrega i bilancini di team
Imposta le dashboard amministrative (piano di riposo, formazione aziendale, banca solidale)
Gestisce eventuali bandi
1.1 🐱 Kitty banker
Lo scopo di questo badge è assicurarsi che una spesa abbia collegato una intenzione. Chi assume questo ruolo gestisce la cassa della cerchia e si preoccupa che la spesa una volta fatta si giustificata da documentazione. Il o la kitty banker raccoglie i budget di spesa di una cerchia e crea il report per la cerchia superiore. Non partecipa alla cerchia superiore.